1. Ποιους καλύπτει η νέα νομοθεσία;
Τα άτομα που εργάζονται για έναν οργανισμό ή που βρίσκονται σε (στενή) επαγγελματική σχέση με αυτόν είναι συχνά τα πρώτα που αντιλαμβάνονται υφιστάμενες ή επικείμενες παραβάσεις νομικών υποχρεώσεων από τον ίδιο τον οργανισμό ή από μέρος του προσωπικού του. Ωστόσο, λόγω του φόβου των αντιποίνων, η αναφορά τέτοιων παραβάσεων δεν είναι ένα συνηθισμένο φαινόμενο.
Η Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 για τους «μάρτυρες δημοσίου συμφέροντος» αποσκοπεί στην παροχή ενός πλαισίου ασφαλείας για όσους εργαζόμενους επιθυμούν να καταγγέλλουν παραβατικές συμπεριφορές που σχετίζονται με την εργασία τους, προσφέροντας στο πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά την απαραίτητη προστασία.
Αν και εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της νομοθεσίας παραβάσεις του Δικαίου Ανταγωνισμού της ΕΕ ή των νόμων σχετικά με την ασφάλεια των προϊόντων, την προστασία των καταναλωτών ή την προστασία των δεδομένων - αυτό δεν ισχύει για παραβάσεις της εθνικής νομοθεσίας σε θέματα που δεν εμπίπτουν στην αρμοδιότητα της ΕΕ (εργατικό δίκαιο, σεξουαλική παρενόχληση, κ.α).
2. Καταγγελία χωρίς φόβο: Ποια προστασία πρέπει να προσφέρει ο οργανισμός στα πρόσωπα που καταγγέλλουν;
Ένα πρόσωπο που υποβάλλει αναφορά θα απολαμβάνει προστασία από αντίποινα εάν πληρούνται δύο προϋποθέσεις:
α) Το αναφέρον πρόσωπο είχε βάσιμους λόγους να πιστεύει ότι οι πληροφορίες σχετικά με τις παραβάσεις που ανέφερε ήταν αληθείς κατά τη στιγμή της αναφοράς και ότι οι πληροφορίες αυτές ενέπιπταν στο πεδίο εφαρμογής της Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937.
β) Το αναφέρον πρόσωπο διαβίβασε τις πληροφορίες μέσω ενός από τους διαύλους που προβλέπονται στην Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937, όπως αυτή ενσωματώθηκε στο εθνικό Δίκαιο.
Εκτός της υποχρέωσης εμπιστευτικότητας για τα πρόσωπα που χειρίζονται την αναφορά, το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά επωφελείται από δύο είδη προστασίας:
1. Απαγορεύονται τα αντίποινα κατά του αναφέροντος.
Αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να υπάρξουν αρνητικές συνέπειες για το πρόσωπο που υπέβαλε την αναφορά, η οποία, κατά τη γνώμη του προσώπου που υπέβαλε την αναφορά, ήταν αληθινή και νόμιμη εκείνη τη στιγμή. Η οδηγία αναφέρει διάφορα παραδείγματα, απαγορεύοντας την εφαρμογή τους: διαθεσιμότητα, απόλυση, αρνητική αξιολόγηση της απόδοσης, άδικη μεταχείριση, χρηματική ποινή, προσβολή της φήμης κ.λπ.
2. Το καταγγέλλον πρόσωπο έχει δικαίωμα πρόσβασης σε μέτρα υποστήριξης "ανάλογα με την περίπτωση".
Τα μέτρα αυτά περιλαμβάνουν "ολιστικές και ανεξάρτητες πληροφορίες και συμβουλές", καθώς και οικονομική βοήθεια στο πλαίσιο νομικών διαδικασιών. Η προστασία αυτή ισχύει επίσης για τρίτα πρόσωπα (φυσικά πρόσωπα αλλά και νομικά πρόσωπα) που συνδέονται με τα πρόσωπα που αναφέρουν και τα οποία θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε πλαίσιο που σχετίζεται με την εργασία (π.χ. συνάδελφοι ή συγγενείς των προσώπων που αναφέρουν, εταιρείες διαχείρισης των προσώπων που αναφέρουν, εργοδότης του προσώπου που αναφέρει σε περίπτωση εξωτερικού οργανισμού κ.λπ.)
3. Πρέπει η εταιρία σας να θεσπίσει διαδικασία για την εσωτερική αναφορά τέτοιων παραβιάσεων και ποια κανάλια μπορούν να χρησιμοποιηθούν για το σκοπό αυτό;
Όλες οι νομικές οντότητες του ιδιωτικού τομέα με 50 ή περισσότερους εργαζόμενους υποχρεούνται να δημιουργήσουν εσωτερικό σύστημα αναφοράς. Τα εν λόγω συστήματα αναφοράς πρέπει να επιτρέπουν την υποβολή της γραπτής αναφοράς ή προφορικής μέσω τηλεφώνου ή συστημάτων φωνητικών μηνυμάτων.
Χρήσιμη πληροφορία: Η Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 δεν αναφέρει συγκεκριμένη μορφή, αλλά συνίσταται να χρησιμοποιείται ένας συγκεκριμένος σύνδεσμος στον ιστότοπο του οργανισμού που να παραπέμπει σε εξωτερικό ιστότοπο. Είναι σημαντικό ο σύνδεσμος αυτός να είναι εύκολα προσβάσιμος και ορατός. Η απόκρυψη αυτού του συνδέσμου στους γενικούς όρους χρήσης και προϋποθέσεις του ιστότοπου, δεν είναι αποδεκτή.
Εκτός από τους εσωτερικούς διαύλους, είναι επίσης δυνατό τα πρόσωπα που υποβάλλουν αναφορά να ακολουθήσουν άλλες διαδικασίες (π.χ. μέσω μιας εξωτερικής αρχής ή μέσω δημόσιων γνωστοποιήσεων).
4. Σε πόσο χρόνο πρέπει να εξεταστεί μια αναφορά;
Μετά την παραλαβή μιας αναφοράς , ο οργανισμός πρέπει να επιβεβαιώσει την παραλαβή εντός 7 ημερών.
Στη συνέχεια, ένα "αμερόληπτο πρόσωπο ή τμήμα" πρέπει να παρακολουθεί την αναφορά και να ανταποκριθεί εντός 3 μηνών από την επιβεβαίωση παραλαβής.
Η μη τήρηση αυτών των προθεσμιών δίνει στο πρόσωπο που υποβάλλει την καταγγελία τη δυνατότητα να επωφεληθεί από την προστασία ως πρόσωπο που υποβάλλει την καταγγελία, ακόμη και αν δημοσιοποιήσει την καταγγελία του. Είναι σημαντικό να τηρούνται αυστηρά οι προθεσμίες.
5. Ποιος μπορεί να οριστεί Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) ενός εσωτερικού συστήματος αναφοράς;
Το "αμερόληπτο πρόσωπο ή τμήμα" που χειρίζεται την καταγγελία θα πρέπει να είναι πρόσωπο με ρόλο και κατάρτιση σχετική με τη νομική συμμόρφωση. Ωστόσο, η εταιρεία θα πρέπει να εξετάσει προσεκτικά την ταυτότητα και τα καθήκοντα του προσώπου αυτού, δεδομένης προκειμένου να αποφευχθεί πιθανή σύγκρουση συμφερόντων.
6. Πώς πρέπει να χειρίζεται ένας οργανισμός την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο μιας αναφοράς;
Η Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 τονίζει ότι κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, "συμπεριλαμβανομένης της ανταλλαγής ή διαβίβασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τις αρμόδιες αρχές", πρέπει να λάμβάνει υπόψη τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR). Επιπλέον, περιέχει ειδική υποχρέωση που φαίνεται να βασισμένη στις αρχές της "ελαχιστοποίησης των δεδομένων" και του "περιορισμού της αποθήκευσης" .
7. Πώς πρέπει να χειρίζεται ένας οργανισμός την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο μιας αναφοράς;
Η εμπιστευτικότητα δεν αποτελεί μόνο υποχρέωση βάσει του GDPR, αλλά και θεμελιώδη απαίτηση για ένα σύστημα αναφοράς, διότι λειτουργεί αποτρεπτικά προς το σκοπό της Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937: Xωρίς εγγύηση εμπιστευτικότητας, ένα πρόσωπο που υποβάλλει αναφορά πιθανόν να μην υποβάλει την αναφορά.
Υπογραμμίζει ρητά συνεπώς, η σημασία της προστασίας της ταυτότητας του αναφέροντος. Για παράδειγμα, χωρίς τη ρητή συγκατάθεσή του αναφέροντος, η ταυτότητα του δεν μπορεί να αποκαλυφθεί σε κανέναν πέραν των (εξουσιοδοτημένων) προσώπων που χειρίζονται την αναφορά. Αυτό ισχύει όχι μόνο για το όνομα του αναφέροντος, αλλά και "για κάθε άλλη πληροφορία από την οποία μπορεί να συναχθεί άμεσα ή έμμεσα η ταυτότητα του αναφέροντος".
Εξαίρεση σε αυτό, αποτελεί η υποχρεωτική αποκάλυψη της ταυτότητας του προσώπου που υποβάλλει την αναφορά στο πλαίσιο "ερευνών από εθνικές αρχές ή δικαστικών διαδικασιών". Στην περίπτωση αυτή, ο οργανισμός υποχρεούται να ενημερώσει σχετικά το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά, εκτός εάν αυτό θα "έθετε σε κίνδυνο" τις έρευνες ή τις δικαστικές διαδικασίες (π.χ. κίνδυνος καταστροφής αποδεικτικών στοιχείων).
8. Μέχρι πότε θα πρέπει να εφαρμοστούν οι αλλαγές;
- Οι επιχειρήσεις του ιδιωτικού τομέα με 50 έως 249 εργαζομένους, οφείλουν να συμμορφωθούν με την υποχρέωση θέσπισης εσωτερικού διαύλου αναφοράς, έως την 1η Δεκεμβρίου 2023.
- Επιχειρήσεις του ιδιωτικού τομέα με περισσότερους από 249 εργαζόμενους, οφείλουν να συμμορφωθούν με την υποχρέωση αυτή εντός έξι (6) μηνών από τη δημοσίευση του νόμου, ο οποίος θα κυρωθεί εντός του Ιανουαρίου του 2022.
- Οι φορείς του δημοσίου τομέα οφείλουν να συμμορφωθούν με την υποχρέωση θέσπισης εσωτερικού διαύλου αναφοράς εντός έξι (6) μηνών από τη δημοσίευση του νόμου.
9. Ποια βήματα πρέπει να ακολουθήσετε άμεσα
- Επιλογή του εσωτερικού συστήματος αναφοράς.
- Δημιουργία συνδέσμου προς τα συστήματα εσωτερικής αναφοράς στον ιστότοπο του οργανισμού σας.
- Ενημέρωση του προσωπικού σχετικά με τη διαδικασία και τη λειτουργία της.
- Ενσωμάτωση εγγυήσεων προστασίας δεδομένων και περιορίστε την πρόσβαση σε σε αυτά.
- Παρακολούθηση των προθεσμιών των διαδικασιών.
- Τακτική αξιολόγηση της διαδικασίας και του χειριστή της.